Está comprobado que las características del lugar donde trabajamos influyen en los resultados que entregamos. ¿Por qué? Piensa en tu día a día, el espacio en el que realizas tus tareas, te relacionas con clientes y con colegas, en el que pasas al menos 8 horas diarias… ¿es cómodo y funcional?
Aunque parezca insignificante, detalles como la luz, la decoración, el color, el ruido, los muebles, entre otros factores, afectan el bienestar de los colaboradores y, por ende, el éxito del negocio.
Muchas veces no nos fijamos en eso, pues, estamos acostumbrados a trabajar en el espacio que tenemos asignado. Sin embargo, muchas empresas se han percatado de la importancia y el impacto que tiene el mobiliario de oficina en la productividad de los colaboradores.
En este post, abordaremos la importancia de saber elegir los muebles de oficina y cómo llevar a cabo la compra, para obtener los mayores beneficios. 
La innovación forma parte de todas las organizaciones y para sobrevivir en un mercado tan competitivo y cambiante, es necesario adaptarnos a las nuevas tendencias.
En ese sentido, la tecnología ha propiciado múltiples avances en cuestión de infraestructura.
Sabemos que una transición siempre es difícil. Sin mencionar que puede frenar la productividad mientras los colaboradores se adaptan al nuevo entorno. Aunque también, muchas veces la innovación proviene de una necesidad.
Por ejemplo, el aumento de la plantilla, deficiencias estructurales que afectan el ambiente (antigüedad, humedad, desgaste natural o cambios de uso), cambios en la forma de trabajar, mudanza, apertura de una nueva oficina, optimización del espacio, etc.
Ante esta situación, ¿cómo podemos agilizar el cambio sin afectar las actividades de los colaboradores y capitalizando nuestra inversión? La planificación de la compra del mobiliario será fundamental para realizar el proceso.
Con el paso de los años, las oficinas y las formas de trabajar han ido cambiando. En gran medida gracias a la tecnología que ha disminuido costos y tiempos mediante la automatización de los procesos, facilitando también las tareas de los trabajadores.
Cuando pasamos tanto tiempo en la oficina, pensamos que es como nuestro segundo hogar y nuestros colaboradores se convierten en nuestra familia.
¿Realmente el espacio de trabajo nos inspira comodidad y nos genera bienestar para realizar nuestras actividades?
Piensa que los trabajos ya no son como antes. Hoy en día, es posible poner la tecnología y la innovación al servicio de las personas y así, contribuir a mejorar su calidad de vida.
Te preguntarás, ¿cómo empezar? o ¿qué referente utilizar para saber lo que realmente mejorará el bienestar y la productividad de los colaboradores? Primero, veamos cómo eran los espacios de trabajo antes y cómo son ahora...
Anteriormente, se planifican oficinas reducidas y muy limitadas en cuanto a ergonomía y funcionalidad. Se trataba mayormente de cubículos designados específicamente para trabajar que impedían la creatividad e, incluso, la colaboración entre los colaboradores.
En ese entonces, no se tenía conocimiento sobre los efectos negativos de la falta de muebles ergonómicos, una iluminación y ventilación inadecuadas o la ausencia de áreas de recreación.
Además, las empresas no se preocupaban por la salud y bienestar de los colaboradores, ni tenían noción de cómo el espacio de trabajo influía en la productividad de estos.
Ergonomía, calidad de vida, bienestar laboral, autorrealización, eran conceptos desconocidos hasta que estudios comprobaron la eficiencia de mejorar el entorno de trabajo y su impacto de los resultados de negocio.
Actualmente, por el contrario, nos encontramos con oficinas cuyas características reflejan desde el diseño, decoración y equipamiento de los muebles, un espacio de trabajo pensado por y para los usuarios.
Esto tiene que ver, también, con una nueva filosofía que proclama la importancia de:
“Trabajar para vivir, en lugar de vivir para trabajar”.
¿Qué significa esto? Pues bien, tanto los profesionales como las empresas, se han dado cuenta de la necesidad de conciliar los tiempos para disfrutar de la familia y amigos, también.
Sin embargo, pasar de 6 a 8 horas diarias en la oficina, más el transcurso de ida y vuelta al trabajo, aunados a una estancia estresante, incómoda y poco saludable en la oficina, repercute en el bienestar laboral de los empleados y, a la vez, en la productividad de la empresa.
Y, aunque parezca algo extremo, son muchos los trabajadores que prefieren ausentarse y hasta renuncian, debido a problemas de salud, tanto físicos como emocionales, resultantes de un ambiente laboral y un espacio de trabajo inadecuados.
Sin embargo, como seres humanos y por nuestra naturaleza, la mayoría nos “adaptamos”, por no decir que nos mala costumbramos a estas situaciones. ¿Por qué es tan importante el trabajo para nosotros?
La autorrealización es parte fundamental del ser humano. Todos buscamos el reconocimiento y el trabajo, es casi siempre la forma en la que buscamos obtenerlo.
De allí la importancia de facilitar espacios de trabajo que propicien la creatividad, la colaboración, la iniciativa y la participación, pues, al final es lo único que distinguirá a tu empresa entre las demás.
Nuevas formas de trabajar, demandan mejores oficinas
¿A qué nos referimos con nuevas formas de trabajar? El autoempleo, el emprendimiento y el trabajo a distancia son tendencias hacia las que cada vez más personas y empresas se están inclinando.
La era digital ha revolucionado las maneras en las que nos podemos desarrollar profesionalmente y ha dado lugar a nuevas maneras de hacer negocios, gestionar las tareas y organizar a los equipos de trabajo.
Esto ha devenido en la reinvención de los espacios de trabajo, como lo es el coworking o trabajo colaborativo, que demanda también, espacios que se alejen de lo convencional e impulsen la creatividad y productividad de los usuarios.
Algunas de las ventajas que los espacios colaborativos ofrecen a las empresas son:
Retención del talento: Que favorece el crecimiento de las empresas e incrementa su competitividad.
En resumen, los profesionales ya no buscan grandes despachos ni lujosas oficinas, sino lugares confortables y funcionales en donde puedan aflorar sus ideas e inspiración. Uno de estos lugares son las oficina colaborativas.
Oficinas colaborativas
Como resultado de la transformación digital, existe una amplia flexibilidad en los trabajos de hoy en día que se refleja en los horarios, la forma de trabajar (presencial o remota), la organización de los equipos y, por supuesto, el espacio de trabajo.
Esta situación ha orillado a las empresas a crear salas de coworking o trabajo colaborativo. Espacios que ofrecen mayores posibilidades para la recreación y concentración cuando la oficina ya nos ha aburrido o nos distrae de nuestras tareas.
Por ejemplo, sofás, tapetes, mesas que facilitan el intercambio de ideas, sillas ergonómicas, etc. Por otro lado, las salas de reuniones también son espacios de trabajo colaborativo, ya sea entre los empleados o con los clientes.
El objetivo, fomentar la retroalimentación y ser el canal de comunicación por excelencia para transmitir los resultados y metas del negocio.
Es importante considerar que para amueblar ambos espacios se debe tomar en cuenta la ubicación y la función de los elementos.
Por ejemplo, si serán sillas operativas, si la mesa será redonda o rectangular, dependiendo si el lugar va a utilizarse para realizar entrevistas, reuniones de directivos, presentaciones de la empresa, etc.
Una manera de fomentar la interacción y colaboración entre los colaboradores, es incluir áreas de recreación.
¿Quién dice que no es posible relajarse en la oficina? El soft seating es una tendencia que busca implementar áreas de descanso activo dentro de las empresas. El objetivo es romper la rutina y ofrecer a los empleados un espacio confortable que les permitan distraerse y trabajar mejor individual o colectivamente.
A diferencia de las salas de coworking, su función es un poco más informal y pueden encontrarse en espacios abiertos como recibidores o áreas de recreación, o bien, en espacios cerrados, que se encuentran más aislados y son exclusivos para descansar.
Como su nombre lo dice, estos espacios están diseñados para que el usuario pueda desarrollar todo su potencial creativo e incrementar su productividad. Para ello, cuentan con sofás, puffs, alfombras, butacas, etc.
Dependiendo de las necesidades de los usuarios, en las oficinas también será importante incluir elementos que permitan la total concentración de los colaboradores.
Sin lugar a dudas, el ruido es un factor que puede afectar de manera negativa en la productividad de los empleados y, por tanto, en la rentabilidad del negocio.
Puede tratarse del sonido emitido por alguna obra, las avenidas cercanas, la propia gente, incluso tus colaboradores, los dispositivos móviles, etc. Sin embargo, existen formas de reducir la contaminación acústica en el espacio de trabajo:
Cuando hablamos de un diseño integral del espacio de trabajo, debemos considerar los muebles, su distribución, la dimensión del lugar y, sobre todo, las necesidades de los usuarios que trabajarán allí.
En función de esas características, los detalles del amueblamiento, diseño y decoración deberán ayudar a los colaboradores a cumplir sus tareas de manera más ágil y productiva.
Muebles que se adaptan a las nuevas formas de trabajar
Hoy en día, se habla mucho sobre la importancia de procurar la salud y el bienestar laboral. Ya que, las personas y la nueva cultura empresarial, exigen que el espacio de trabajo brinde las condiciones óptimas para que los trabajadores puedan realizar sus tareas.
Un empleado estresado puede resultar muy caro para los resultados de negocio y el clima laboral. Tal vez comience a sentirse adolorido de la espalda, estará de mal humor y desganado, es posible que falte o incluso renuncie en busca de un mejor lugar de trabajo.
¿Cómo resolverlo? En respuesta a esta situación, los muebles ergonómicos se han vuelto indispensables.
Las sillas y escritorios de altura ajustable ofrecen a los usuarios alternar entre trabajar de pie o sentado, evitando los malestares por la mala postura.
Además, los escritorios de altura ajustable, incluyen una aplicación desde la cual puedes controlar la estación de trabajo, guardar tu perfil con preferencias y alturas preestablecidas, así como, recordatorios de movimiento para ayudarte a mantenerte activo.
Y finalmente, están aquellos espacios que permiten resguardar los dispositivos electrónicos móviles como celulares, laptops, tabletas, etc.
Las nuevas formas de trabajar demandan que los espacios sean diseñados y optimizados de manera que permitan la colaboración dentro y fuera de la oficina.
Las oficinas modernas se caracterizan por contar con aparatos tecnológicos como pizarras, pantallas de alta resolución, proyectores, tabletas, etc. Si queremos amueblar un área de trabajo, debemos considerar estos elementos para elegir y distribuir correctamente los muebles que colocaremos.
Ya sean sillas, escritorios, mesas, sillones, etc., no deben ser únicamente ergonómicos, sino también funcionales.
La innovación trae consigo una gran responsabilidad. En cualquier ámbito se trata de un intercambio y si queremos renovar nuestro espacio de trabajo, debemos hacerlo a conciencia y de manera sostenible.
Si para la empresa, la sustentabilidad y el medio ambiente forman parte de su cultura empresarial, existen certificaciones propias del mobiliario, como lo son FSC, Greenguard, BIFMA, ISO 9001, etc.
Antes comenzar un proyecto de amueblamiento, es necesario considerar 3 aspectos importantes:
Finalmente, para comprar el mobiliario de oficina que se adecue al espacio de trabajo, es necesario considerar los siguientes factores:
Hacer un presupuesto: Esto puede ser un verdadero dolor de cabeza, pero, en nuestra experiencia, es más sencillo acercarte con un experto en soluciones integrales de amueblamiento para que te asesore y te brinde opciones de acuerdo a tus necesidades y presupuesto.
Aprende a hacerlo con ayuda de este artículo: ¿Cómo hacer un presupuesto para comprar el mobiliario de oficina?
Evaluar y negociar con proveedores: En este punto debes evaluar múltiples aspectos: la experiencia, variedad de productos, certificaciones, clientes, etc.
Encontrar la mejor relación precio-calidad: Lo barato sale caro. Cuando se trata de inversiones grandes como en este caso, te recomendamos tomar en cuenta aspectos como la durabilidad y funcionalidad, más que el precio.
Garantías: Estas se miden en función del producto y del servicio.
Transporte e instalación: Toma en cuenta que algunos proveedores incluyen el ensamblado de los muebles, mientras que otros no. Esto puede detener tu proyecto, por lo que es importante anticipar contratar a alguien que realice la instalación de los muebles.
Aprende cómo invertir en la compra de los muebles para obtener los mayores beneficios, con este artículo: 4 claves para rentabilizar la compra del mobiliario de oficina.
Por otra parte, recuerda que tus colaboradores son el mayor activo de tu negocio y si ellos están bien, su condición se va a reflejar en la rentabilidad y productividad de la organización.
¿Tienes un proyecto de amueblamiento y no sabes cómo elegir el mobiliario adecuado para tu oficina? En la siguiente guía, encontrarás varios consejos para realizar la compra del mobiliario oficina paso a paso ¡Descárgala, es gratis!
